Vad är en huvudbok?

Ett ofta förekommande begrepp i ekonomiska sammanhang är huvudbok. Här berättar vi mer om vad en huvudbok är.

Kort och gott kan man säga att en huvudbok är en lista över ett företags affärshändelser som är presenterade i systematisk ordning. Det betyder att händelserna är sorterade efter konto.

Alla affärshändelser måste registreras löpande

Huvudbok och grundbok är två vanligt förekommande begrepp inom redovisning och bokföring. Det handlar alltså om att ett företag måste registrera alla affärshändelser löpande. Detta görs antingen i grundbok och en huvudbok, som båda kan förklaras som listor där dessa affärshändelser presenteras och sparas.

Det som är speciellt med huvudboken är att bokförinsposterna är uppställda efter vilket konto de registreras. Detta betyder att huvudboken följer kontoplanen och är strukturerad i en ordning som följer kontonumren med det lägsta först. Huvudboken används ofta när det behövs utföras en kontoavstämning då det behövs en överskådlig överblick över företagets olika konton. Huvudboken är med andra ord en bra källa att gå till när det har upptäckts felaktigheter i bokföringen. I huvudboken avläser man ofta ställningen på företagets balanskonton och saldona på företagets resultatkonton.

Överförs automatiskt i bokföringsprogrammet

Använder företaget sig av ett bokföringsprogram sker huvudbokföringen automatiskt när posterna registreras i grundboken.

Enligt svensk lag ska ett företagets alla affärshändelser noteras som bokföringsposter såväl i grundboken som i huvudboken. Inom redovisning skiljer man nämligen på grund- och huvudbokföring, trots att de båda böckerna egentligen innehåller samma information om företagets affärshändelser. Skillnaden mellan de båda är att grundboken är upplagd i kronologisk ordning med den äldsta händelsen först. Huvudboken är, som vi redan varit inne på, ordnad i kontonummerordning med det lägsta numret först. Svenska företag har bokföringsskyldighet

Lagstadgat att allt måste bokföras

Enligt bokföringslagen är alla som driver näringsverksamhet bokföringsskyldiga. Affärshändelserna ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grund) och i systematisk ordning (huvud). Detta ska dessutom ske på ett sådant sätt att det går att kontrollera att bokföringsposterna är fullständig och att man kan få en överblick över verksamhetens förlopp, ställning och resultat.