Digital bokföring - måste man spara både PDF och utskrift?

Digital bokföring är idag mer standard än undantag. I denna artikel presenteras vad som gäller vid digital bokföring – måste man spara både PDF och utskrift?

Med digital bokföring kan företagare få en snabbare, enklare och billigare bokföring. I realtid går det att följa företagets ekonomi och till stor del sker bokföringen automatiskt via faktureringssystem. Men samtidigt skapar detta frågor kring hur olika underlag ska sparas – och om de ens behöver sparas. Tidigare kom fakturan i brevlådan, den bokfördes av bokföringsbyrån varpå de sedan satte in underlaget i en pärm. Men vad gäller när fakturan kommer i PDF och betalningar sker automatiskt?

Grunden är bokföringslagen

I bokföringslagen framgår att underlag som används i bokföring ska lagras på samma sätt som de blir emottagna. Får ett företag en faktura i brevlådan måste alltså pappret sparas. Får de en faktura via mail så räknas den som digital och därmed även sparas digital.

Det är viktigt att ha med sig denna grundtanke inom bokföringen och utgå från den när olika material ska sparas. Men det finns alltid undantag.

Bokföringen ska vara digital – underlaget kan variera

Som nämnts ovan ska underlaget sparas i den form som företaget mottagit dem. Däremot ska själva bokföringen, dvs huvudbok och liknande alltid vara digital.

Ändring efter tre år

Efter tre år kan de dokument som företaget mottagit och sparat i originalform göras om samt sparas i annan form. En pappersfaktura kan i detta fall scannas in och därefter sparas digitalt. Därmed kan även pappret förstöras. Det är även möjligt att gå andra vägen även om det är ovanligare att gå från digitalt till analogt sparsystem.

Vad gäller för PDF?

Om en PDF-fil skickas via mail så är originalet digitalt. Den första form av fakturan du har fått är digital och därmed är originalet digitalt. Det finns de som skriver ut detta och använder utskriften som underlag. Men här måste man komma ihåg att denna utskrift enbart ses som kopia på själva fakturan och inte är dess original.

Lösningen

Det finns ett par olika lösningar för att enkelt hantera PDF-filer på ett korrekt sätt. Detta då utskrift och sedan radering av mailet med PDF-filen i är fel väg att gå.

1. Spara mailen
   Första lösningen är att spara alla mail som innehåller ett underlag i PDF-format. Enklast är i detta fall att skapa en mapp i mailprogrammet där dessa mail läggs. Problemet blir däremot att denna mapp snabbt blir full av mängder av mail som kan vara svåra att sortera. Eventuellt kan undermappar skapas med månad och år som namn.
   
   
2. Spara PDF-filerna
   Andra alternativet är att spara alla PDF-filer. Filerna laddas ner på datorn och läggs i olika mappar beroende på månad och år alternativt efter leverantör/kund. I detta fall finns alla PDF-filer på samma ställe i datorn.
   
   
3. Använda digitalt bokföringsprogram
   Den enklaste vägen bör vara att använda ett digitalt bokföringsprogram. Istället för att leverantörer skickar faktura till företagets vanliga mailadress så ges en speciell fakturaadress ut. Fakturor som skickas till denna adress går direkt in i bokföringsprogrammet. De scannas av automatiskt och samtliga summor bokförs.
   
   Företagaren behöver nu bara logga in i programmet, godkänna fakturorna och skapa en betalfil som sedan skickas till banken varpå alla blir betalda. Detta skapar en snabbare och enklare hantering av alla fakturor samtidigt som PDF-filerna direkt skickas och sparas i bokföringsprogrammet.
   
   

Kortfattat så ska underlaget sparas i den form som den först levererades. Kopior kan självklart skrivas ut för att användas som underlag i bokföringen men då måste ändå originalet sparas.