Vad händer om bokföringen försvinner?

Att slarva med bokföringen är allvarligt, det vet de flesta företagare. Men om bokföringen brinner upp eller stjäls, kan man ändå bli straffad då?

Det finns en särskild bokföringslag i Sverige, och den ställer hårda krav på alla företagare att de ska sköta sina räkenskaper på löpande basis, och även att de ska göra det möjligt för myndigheter att följa och  bedöma den ekonomiska verksamheten i företaget. I sju år måste alla verifikationer, som kvitton och fakturor, förvaras och kunna plockas fram om Skatteverket vill göra en revision.

”Du ska inte bara redovisa dina löpande utgifter och inkomster i företaget, du måste dessutom spara dina verifikationer på ett säkert sätt. Hur säkert? Det anges inte specifikt, men det ska inte finnas någon risk för att uppgifterna förstörs eller stjäls”

Den som inte sköter sin bokföring begår ett brott. Det säger Skatteverket uttryckligen, och man gör det med stöd av Bokföringslagen. Visst är tonen sträng, men i normala fall behöver företagare inte vara jätterädda för att bli anklagade för bokföringsbrott, så länge de försökt sköta sina räkenskaper enligt reglerna. Alla begår misstag, och att slarva någon gång är mänskligt. Det erkänner till och med Skatteverket.

Upprepade misstag däremot, och fall där du som företagare uppenbarligen skött räkenskaperna slarvigt eller till och med medvetet fuskat, det kan ge straff, ibland till och med fängelse där maxstraffet är sex år. Du ska inte bara redovisa dina löpande utgifter och inkomster i företaget, du måste dessutom spara dina verifikationer på ett säkert sätt. Hur säkert? Det anges inte specifikt, men det ska inte finnas någon risk för att uppgifterna förstörs eller stjäls. Och finns den risken, då måste du ha kopior på allt.

Ett borttappat kvitto är inte hela världen

Visst kan det hända att ett kvitto försvinner. Vill du kunna dra av kostnaden du haft på företaget så måste du dock kunna bevisa att du gjort inköpet, så i det här fallet har du två val: Om det rör sig om en mindre summa kanske det bästa är att inte redovisa och dra av kostnaden alls. Försöker du dra av kostnaden utan att kunna bevisa den så kan du bli anklagad för bokföringsbrott.

Det andra du kan göra är att skapa en bokföringsorder, en egen verifikation som innehåller samma information som kvittot. Du måste dock kunna styrka att du faktiskt haft utgiften på det aktuella datumet, till exempel genom ett bankutdrag. Ett alternativ till detta är att be utställaren av kvittot att skriva ut ett nytt. Detta kan dock vara ganska svårt att få igenom.

Förvara din bokföring säkert

Som nämnts ovan så är du som företagare skyldig att förvara bokföringen säkert i sju år. Finns det en risk att din bokföring försvinner, blir stulen eller brinner upp så förvarar du den inte tillräckligt säkert enligt bokföringslagen. Att ha gammal bokföring i ett förråd eller i sommarstugan är två exempel på bristfällig förvaring.

Det bästa är att förvara all bokföring i ett säkerhetsskåp, och att dessutom ta digitala kopior av allting, som du sedan löpande laddar upp till en molntjänst. Visst innebär det en del extra arbete, men samtidigt försäkrar du dig om att du alltid kan redovisa ditt företags bokföring även om olyckan eller tjuven skulle vara framme, och du kan inte riskera att bli åtalad för bokföringsbrott.